I. Công tác Tổng hợp – Hành chính

1. Công tác tổng hợp

• Tham mưu cho Hiệu trưởng, chủ trì xây dựng các kế hoạch hàng năm của nhà trường; thực hiện công tác thống kê về các lĩnh vực hoạt động của nhà trường trình Hiệu trưởng phê duyệt, báo cáo cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.

• Tổng hợp thông tin trong trường, đảm bảo phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình thực hiện nhiệm vụ được UBND tỉnh giao theo kế hoạch và đột xuất; theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong nhà trường thực hiện các kế hoạch công tác, quyết định, thông báo, phiếu giao nhiệm vụ… theo chỉ đạo của Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng (gọi tắt là các quyết định quản lý).

• Hàng tháng, quý, 6 tháng và cả năm, lập danh sách các đơn vị, cá nhân không hoàn thành hoặc hoàn thành không đúng hạn các quyết định quản lý trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng nhà trường xem xét, quyết định.

• Chuẩn bị các báo cáo định kỳ theo tuần, tháng, quý, 6 tháng, tổng kết năm và các báo cáo đột xuất; soạn thảo các văn bản chỉ đạo, điều hành công việc chung của trường.

• Chủ trì thực hiện việc tổng hợp, xây dựng báo cáo sơ kết 6 tháng, tổng kết năm tài chính, năm học về các hoạt động chung của trường, trình Hiệu trưởng phê duyệt và gửi cấp có thẩm quyền.

2. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

• Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và báo cáo đúng quy định.

• Thiết lập danh mục hồ sơ của nhà trường, từng đơn vị và thực hiện lưu trữ theo quy định.

• Chỉnh lý tài liệu và hoàn thiện hồ sơ lưu trữ đúng quy định.

• Quản lý, tổ chức đánh máy, in sao các loại văn bản, tài liệu theo quy chế. Chứng thực, sao lục các công văn, văn bằng chứng chỉ, giấy tờ hành chính của cán bộ, HSSV và của trường theo quy định.

• Duy trì nề nếp làm việc toàn trường (lịch công tác, họp, chương trình công tác); chuẩn bị điều kiện cho lãnh đạo và cán bộ viên chức đi công tác.

• Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc chấp hành quy chế, kỷ luật lao động đối với đơn vị, CBVC trong trường.

• Chủ trì phối hợp thực hiện mua sắm văn phòng phẩm phục vụ công tác toàn trường.

• Quản lý, điều phối xe ô tô phục vụ công tác và lãnh đạo; cấp giấy tờ hành chính; quản lý, sử dụng con dấu và tài liệu của trường theo quy định.

• Tổ chức lễ tân, tiếp khách của lãnh đạo trường; đảm bảo điều kiện tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện.

• Triển khai công tác hành chính điện tử trong toàn trường.

• Quản lý các phòng họp, phòng truyền thống; khai thác dịch vụ nhà khách (nếu có).

• Xây dựng và thực hiện kế hoạch giúp đỡ xã khó khăn theo quyết định của UBND tỉnh.

• Chủ trì phối hợp thực hiện trang trí, khánh tiết (maket, băng rôn, khẩu hiệu tuyên truyền…) cho các sự kiện.

3. Công tác thông tin – tuyên truyền

• Lập kế hoạch/danh mục nội dung tuyên truyền trong năm học:

  • Ngày lễ lớn trong năm (bảng tuyên truyền cổng trường)

  • Bảng tuyên truyền trong khuôn viên (PCCC, ATGT, môi trường, quảng bá nhà trường)

  • Poster tuyên truyền: dạy học, chủ trương Đảng, phòng chống tệ nạn, hợp tác quốc tế, thanh niên tình nguyện…

• Duy trì các nội dung:

  • Chỉnh trang bảng biểu các đơn vị

  • Hệ thống bảng tên các phòng họp (khi cần)

  • Cập nhật thẻ CBVC, biển tên bàn lãnh đạo

  • Chỉnh trang hệ thống cờ phướn

  • Đảm bảo in ấn các loại phong bì, file có nhận diện hình ảnh Nhà trường

• Thực hiện trang trí khánh tiết theo kế hoạch, chương trình.

• Quảng bá hình ảnh Nhà trường qua báo chí, đài truyền hình trong, ngoài tỉnh, trung ương (nếu có).

II. Công tác Quản trị

1. Quản trị, quản lý tài sản, trang thiết bị

• Xây dựng và tổ chức thực hiện công tác quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ (mua sắm, thanh lý, điều chuyển...).

• Tổ chức nhập, xuất, bàn giao tài sản; mở sổ, thẻ tài sản; kiểm kê định kỳ; quản lý cơ sở hạ tầng CNTT và cơ sở dữ liệu.

• Quản lý đất đai, nhà làm việc, giảng đường, thiết bị dạy học, nội thất, điện nước, cảnh quan môi trường.

• Lập kế hoạch tu sửa, sửa chữa lớn nhỏ cơ sở vật chất, phát triển thiết bị phục vụ đào tạo, NCKH.

• Mua sắm, sửa chữa, bảo trì thiết bị phục vụ đào tạo, hành chính văn phòng; theo dõi, giám sát thi công, nghiệm thu.

• Kiểm tra, tổng hợp, xây dựng quy định bảo trì, mua sắm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ các đơn vị.

• Giám sát thi công sửa chữa nâng cấp thiết bị công nghệ của trường.

• Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường và giám sát dịch vụ được giao.

• Thực hiện kê khai, báo cáo tăng giảm tài sản; công khai quản lý tài sản.

2. Quản lý hạ tầng CNTT, cơ sở dữ liệu

• Đảm bảo hạ tầng CNTT thông suốt, dữ liệu an toàn.

• Quản trị website, kiện toàn ban biên tập, điều chỉnh quy chế hoạt động.

• Cập nhật, đăng tải thông tin trên website trường và đơn vị trực thuộc.

• Chủ trì thiết lập hồ sơ minh chứng, báo cáo về ứng dụng CNTT trong điều hành nhà trường.

3. An ninh – trật tự – phòng chống tội phạm

• Tham mưu xây dựng quy định, kế hoạch, văn bản liên quan về an ninh, trật tự, phòng chống tội phạm.

• Phối hợp triển khai thực hiện, tổng hợp số liệu, báo cáo.

• Thiết lập, lưu trữ hồ sơ minh chứng.

4. Phòng chống thiên tai

• Tham mưu xây dựng các văn bản, quy định, kế hoạch liên quan đến phòng chống thiên tai.

• Tổ chức triển khai, tổng hợp số liệu, báo cáo.

• Thiết lập, lưu trữ hồ sơ minh chứng.

5. Phòng cháy – chữa cháy và cứu hộ, cứu nạn

• Tham mưu xây dựng văn bản, quy định, kế hoạch về PCCC và cứu hộ, cứu nạn.

• Phối hợp tổ chức thực hiện; tổng hợp, báo cáo.

• Thiết lập, lưu trữ hồ sơ minh chứng.

6. Nhiệm vụ phối hợp

• Phối hợp phòng Kế hoạch – Tài chính tổ chức đấu thầu, đấu giá và khai thác dịch vụ cho thuê.

• Phối hợp thực hiện các công việc xây dựng cơ bản.

• Phối hợp phòng Khảo thí & ĐBCL cập nhật, bổ sung các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ.

III. Nhiệm vụ khác

• Thiết lập hệ thống đảm bảo chất lượng; lập kế hoạch thực hiện và báo cáo kết quả hàng năm.

• Thiết lập, lưu trữ và nộp hồ sơ theo quy định.

• Thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra, rà soát các nhiệm vụ đã được giao.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Hiệu trưởng.